Zeiterfassung für kleine Unternehmen: neutraler Vergleich & Ratgeber 2026
Kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen – das folgt aus dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Welche Software passt, hängt vor allem von Teamgröße, Branche, Budget und gewünschten Schnittstellen wie DATEV ab. KMU Zeitkompass vergleicht 12 Anbieter nach einheitlichen Kriterien und mit Quellenangaben (Stand: Oktober 2026).
Welche Zeiterfassungssoftware ist die beste für kleine Unternehmen?
Eine pauschal „beste“ Zeiterfassung gibt es nicht. Für kleine Betriebe zählen vier Fragen: Wie viele Personen erfassen Zeiten? Wird mobil (App, Baustelle, Außendienst) oder am festen Arbeitsplatz gestempelt? Braucht das Lohnbüro einen DATEV-Export? Und ist Schicht- oder Projektplanung nötig? Unser Vergleich von 12 Zeiterfassungs-Anbietern ordnet die Tools nach genau diesen Kriterien.
- Einfache Stempeluhr per App: z. B. Crewmeister, clockin
- Schicht- und Dienstplanung (Gastronomie, Handel): z. B. Papershift, ordio
- Projektzeiten und Kundenabrechnung (Agenturen): z. B. Clockodo, ZEP
- Kostenloser Einstieg (international): z. B. Clockify, Toggl Track
Die Zuordnung beruht auf den Selbstbeschreibungen der Anbieter, nicht auf eigenen Tests. Wie wir vorgehen, steht in der Methodik.
Ist Zeiterfassung für kleine Betriebe Pflicht?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht gilt nach geltendem Recht unabhängig von der Betriebsgröße; eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht. Laut BAG muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen; der Betriebsrat hat kein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle zu erzwingen.
Alle Details, auch zum EuGH-„Stechuhr-Urteil“, finden Sie im Ratgeber Arbeitszeiterfassungspflicht 2026.
Was kostet Zeiterfassungssoftware pro Mitarbeiter?
Die meisten Anbieter rechnen pro Nutzer und Monat ab. Laut den Preisseiten (Stand: Oktober 2026) beginnen die Einstiegspakete bei deutschen Anbietern bei rund 1,50 € bis 4 € pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.); Pakete mit Projekt- oder Schichtplanung kosten mehr. Manche Tools rechnen pro Standort ab (z. B. ordio) oder mit Grundgebühr (z. B. Papershift). Die vollständige Übersicht steht unter Preise für Zeiterfassungssoftware.
Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung?
Ja: Clockify und Toggl Track bieten laut eigenen Preisseiten kostenlose Pläne an. Rechtlich zulässig sind nach geltendem Recht auch Papier oder Excel, solange die Aufzeichnung vollständig und verlässlich ist. Mehr dazu unter kostenlose Zeiterfassung für kleine Firmen.
Welche Zeiterfassung hat einen DATEV-Export?
Sieben der zwölf verglichenen Anbieter nennen DATEV auf ihrer Preisseite: clockin, Crewmeister, Papershift, ordio, ZEP, TimeTac und Factorial. Was Sie vor der Wahl mit Ihrem Steuerbüro klären sollten, lesen Sie unter Zeiterfassung mit DATEV-Export.
Ist die Zeiterfassung DSGVO-konform?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Beschäftigtendaten. Achten Sie auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), den Serverstandort, Rollen- und Rechtekonzepte sowie Löschfristen. Unsere Checkliste: DSGVO und Zeiterfassung.
Zeiterfassung nach Branche
In manchen Branchen gelten zusätzliche Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG, etwa im Bau und in der Gastronomie.
So führen Sie die Zeiterfassung ein
Von der Bestandsaufnahme bis zum Probelauf: Unser Leitfaden Zeiterfassung im kleinen Betrieb einführen führt in sieben Schritten zur rechtssicheren Lösung.
Häufige Fragen
- Muss ich als kleiner Betrieb die Arbeitszeit erfassen?
- Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht gilt nach geltendem Recht unabhängig von der Betriebsgröße; eine Ausnahme für Kleinbetriebe gibt es derzeit nicht.
- Muss die Zeiterfassung elektronisch sein?
- Laut BAG muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch erfolgen; der Betriebsrat hat kein Initiativrecht, ein elektronisches System über die Einigungsstelle zu erzwingen. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung sieht bisher nur ein Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vor; dieser ist kein geltendes Recht.
- Wie viel kostet eine Zeiterfassungssoftware?
- Laut den Preisseiten der Anbieter (Stand: Oktober 2026) beginnen Einstiegspakete deutscher Anbieter bei rund 1,50 € bis 4 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt.; Clockify und Toggl Track bieten kostenlose Pläne an.
- Wer steht hinter KMU Zeitkompass?
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